Sekiranya anda bekerja di pejabat perubatan, atau anda memulakan latihan sendiri, menjadwalkan janji temu pesakit adalah salah satu tugas terpenting anda. Menyusun jadual temu janji anda dengan teratur akan memastikan bahawa tidak ada pesakit yang "tersesat" dalam sistem dan pesakit dan doktor mempunyai pengalaman yang menyenangkan di pejabat. Sementara itu, memaksimumkan produktiviti dalam jadual anda akan membolehkan anda membuat lebih banyak janji temu dan meningkatkan pendapatan pejabat anda.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menyiapkan Sistem Penjadualan Janji Temu
Langkah 1. Biarkan pesakit membuat janji temu melalui telefon, secara peribadi, dan dalam talian
Dengan cara ini, anda akan memastikan anda mendapatkan pesakit sebanyak mungkin dan tidak kehilangan pesakit berpotensi yang tidak dapat membuat janji temu dengan satu cara tertentu. Membolehkan orang membuat janji temu dalam talian juga membolehkan anda memanfaatkan akses dalam talian 24/7 dan membiarkan pesakit membuat janji temu setelah berjam-jam.
- Sebagai tambahan kepada kecekapan tambahan ini, pesakit juga secara amnya melaporkan merasa lebih selesa dan kurang terbeban dengan penjadualan diri dalam talian daripada membuat janji temu melalui telefon.
- Terdapat pelbagai perisian penjadualan janji temu dalam talian yang boleh anda beli untuk digunakan di pejabat anda. Beberapa perisian yang paling popular merangkumi AppointmentPlus, Booker, dan Thryv. Sudah tentu, anda juga boleh membina perisian penjadualan anda sendiri jika anda mempunyai kemahiran pengkodan dan pengembangan!
Langkah 2. Menawarkan pesakit beberapa pilihan slot masa untuk temujanji mereka
Anda ingin memastikan bahawa anda memberi pesakit anda sebanyak mungkin pilihan sehingga mereka dapat memilih slot waktu terbaik untuk jadual tertentu mereka. Ini mungkin kelihatan jelas, tetapi sangat penting untuk membuat pesakit anda gembira dan mengurangkan kemungkinan mereka terpaksa membatalkan janji temu kerana konflik waktu.
Sebagai contoh, bukannya meminta pesakit jika hari Selasa jam 1:00 bekerja untuk mereka, beri mereka peluang untuk memilih mana-mana slot waktu yang tersedia untuk mereka, seperti hari Selasa dari jam 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, atau 4: 00-5: 00
Langkah 3. Keluarkan maklumat hubungan setiap pesakit yang dijadualkan
Anda mesti dapat menghubungi mereka untuk mengingatkan mereka tentang janji temu yang akan datang atau menjadualkan semula tempahan mereka yang seterusnya. Pastikan anda meminta nombor telefon, alamat e-mel, dan alamat surat orang itu ketika mereka pertama kali membuat janji temu.
Sekiranya orang itu membuat janji temu secara langsung atau melalui telefon, minta maklumat ini kepada mereka. Sekiranya mereka membuat janji temu dalam talian, pastikan untuk memasukkan kawasan di portal dalam talian anda untuk maklumat hubungan pesakit
Langkah 4. Kirimkan peringatan pesakit sehari sebelum temujanji mereka
Sekiranya pesakit lupa waktu temu janji dan tidak muncul, ini menyebabkan banyak masa terbuang dalam jadual anda. Menggunakan peringatan akan mengurangkan risiko pesakit gagal hadir untuk janji temu dan dengan itu membantu mengelakkan pembaziran masa ini.
- Panggilan atau SMS pesakit adalah jenis peringatan terbaik, kerana mereka lebih cenderung untuk melihat panggilan atau teks masuk daripada mereka melihat e-mel baru dalam masa yang singkat.
- Menggunakan sistem peringatan juga dapat meningkatkan pembatalan dan penjadualan semula janji temu yang tidak diingini, yang dapat menyebabkan pesakit merasa lebih terkawal dan dengan itu lebih berpuas hati dengan waktu temu janji mereka.
Langkah 5. Mempunyai penjadual temu janji yang ditetapkan untuk pejabat anda
Sekiranya anda tidak bertanggungjawab menjaga jadual temu janji untuk pejabat anda, ambil atau tentukan seseorang sebagai penjadual janji temu utama. Meletakkan tanggungjawab untuk menjadwalkan janji temu dengan 1 orang akan memungkinkan prosedur penjadwalan yang lebih teratur dan membawa kepada jadual yang lebih mencerminkan keperluan pesakit dan pilihan individu doktor.
Sebagai contoh, jika 1 orang bertugas menjadualkan janji temu, mereka dapat memberi tumpuan kepada perkara-perkara seperti memadankan pesakit atau keadaan tertentu dengan doktor tertentu dan bukannya mengalihkan perhatian mereka di antara beberapa tugas
Kaedah 2 dari 3: Menguji Pesakit Dalam Jadual
Langkah 1. Kumpulkan pesakit dengan keadaan atau masalah yang serupa pada hari yang sama
Doktor secara amnya menghargai merawat pesakit yang serupa secara berulang-ulang, kerana ini menambahkan ketekalan dalam pekerjaan mereka dan menempatkan mereka dalam pemikiran perubatan yang lebih fokus. Oleh itu, mengatur jadual temu janji anda dengan cara ini akan membuat doktor di pejabat anda lebih gembira dan membolehkan pesakit anda mendapat rawatan yang lebih berkesan.
Sebagai contoh, jika terdapat beberapa pesakit yang menjadualkan temu janji untuk keadaan kulit pada minggu tertentu, cubalah menetapkannya supaya temu janji mereka semua jatuh pada hari yang sama pada minggu itu
Langkah 2. Gunakan carta triase untuk mengutamakan janji berdasarkan kesungguhan
Carta harus merangkumi kriteria seperti gejala yang dilaporkan, urgensi janji temu, dan jangka waktu temu janji. Apabila anda menambahkan janji temu baru pada jadual, rujuk carta ini untuk menentukan sama ada menempah janji temu pada hari yang sama, dalam beberapa hari ke depan, atau dalam beberapa minggu ke depan.
- Contohnya, jika seseorang menelefon untuk membuat janji temu dan melaporkan gejala seperti sakit sengit dan sesak nafas, masukkannya ke jadual secepat mungkin kerana keadaannya boleh menjadi sangat serius.
- Sekiranya tidak ada ruang dalam jadual untuk melihat seseorang dengan keadaan mendesak segera dan anda perlu menjadualkan semula janji temu pesakit lain, anda juga dapat menggunakan carta untuk menentukan janji temu mana yang dapat ditunda.
Langkah 3. Elakkan membuat tempahan pesakit baru dan pesakit baru dengan masalah yang rumit
Pelantikan ini memerlukan lebih banyak masa dan perhatian daripada pesakit yang kembali. Sebagai gantinya, jadwalkan pesakit "work-in" yang memerlukan sedikit perhatian bersama pesakit baru, sehingga perawat dapat melakukan check-in awal pada pesakit baru sementara doktor bekerja dengan pesakit yang bekerja.
- Walaupun membuat tempahan dua kali dengan cara ini dapat membantu anda untuk melihat lebih banyak pesakit dalam sehari, ini mungkin menyebabkan anda menghadapi masalah apabila timbulnya keadaan yang tidak dijangka. Pastikan tempahan berkembar minimum untuk mengelakkan masalah di talian.
- Menjadwalkan pesakit "bekerja" juga merupakan cara yang baik untuk mencuba pesakit berdasarkan keperluan mereka dan meninggalkan lebih banyak ruang temu janji bagi mereka yang mempunyai masalah yang lebih serius.
Langkah 4. Rancang jadual anda mengenai turun naik musim mengikut keperluan pesakit
Berdasarkan demografi pelanggan anda, anda mungkin akan melihat banyak janji temu yang dibuat sekitar waktu yang sama tahun secara berkala. Gunakan pengalaman masa lalu untuk meramal turun naik musim ini dan tinggalkan ruang yang mencukupi dalam jadual untuk menampung keperluan pesakit anda.
- Sebagai contoh, anda mungkin melihat sebilangan besar orang menjadualkan pemeriksaan untuk anak-anak mereka pada awal tahun persekolahan yang baru, yang memerlukan anda untuk mencuba ruang untuk temu janji ini sebelum dan selepas sekolah setiap hari.
- Secara umum, waktu paling sibuk dalam setahun untuk pejabat doktor merangkumi permulaan tahun persekolahan baru (iaitu, Ogos), musim alergi (iaitu, April-Jun), dan musim selesema (iaitu, Oktober-Februari).
Kaedah 3 dari 3: Mengekalkan Jadual Pelantikan yang Cekap
Langkah 1. Buat garis masa mingguan untuk mengatur jadual anda
Garis masa anda mesti merangkumi maklumat seperti berapa pesakit yang perlu dijadualkan oleh pejabat anda setiap minggu, berapa jam kakitangan boleh bekerja, dan berapa hari pesakit boleh menunggu sebelum berjumpa doktor. Mempunyai maklumat ini pada garis masa anda akan membantu anda mengimbangkan keperluan pesakit dengan keperluan pekerja pejabat anda.
Sebagai contoh, jika anda tahu bahawa anda telah menjadwalkan pesakit yang mencukupi untuk memenuhi keperluan pejabat anda selama satu minggu, anda boleh memprioritaskan penjadualan pesakit yang tidak mempunyai keadaan mendesak pada minggu berikutnya
Langkah 2. Gunakan penjadualan gelombang yang diubah untuk mengelakkan penumpukan pesakit
Dalam model penjadualan ini, janji temu pesakit dikelompokkan dekat awal jam dan akhir jam dibiarkan terbuka. Dengan jadual seperti ini, ruang terbuka pada penghujung jam berfungsi sebagai penyangga ketika janji temu berjalan lebih lama daripada yang dijangkakan atau keadaan tidak dijangka yang lain muncul.
- Model penjadualan gelombang yang diubah akan mengurangkan masa menunggu pesakit secara drastik, sehingga menghasilkan kepuasan pesakit secara keseluruhan.
- Sekiranya anda mempunyai masa kosong pada akhir jam, anda boleh menggunakan waktu itu untuk mengejar tugas lain di pejabat, seperti mengemukakan dokumen, membuat panggilan telefon, atau bahkan mengadakan perjumpaan staf.
Langkah 3. Gunakan senarai menunggu untuk mengelakkan kehilangan ruang jadual selepas pembatalan
Dengan mempunyai senarai menunggu, anda dapat menambahkan pesakit ke jadual pada saat-saat terakhir sekiranya janji temu yang dijadualkan sebelumnya dibatalkan. Ini akan meminimumkan jumlah masa dan pendapatan yang akan hilang oleh pejabat anda apabila pesakit membatalkan anda.
Buat senarai menunggu anda dalam format digital dan siapkan sehingga anda dapat mengirim teks atau e-mel kepada pesakit dalam senarai dengan segera apabila slot jadual dibuka. Ini jauh lebih berkesan daripada menghubungi pesakit dalam senarai melalui telefon
Langkah 4. Tetapkan waktu ketibaan 20 minit lebih awal daripada waktu temu janji
Ini akan memberi banyak masa kepada kakitangan di stesen daftar masuk untuk mengumpulkan semua maklumat yang diperlukan dari pesakit sebelum janji temu mereka dengan doktor. Mengatur waktu temu janji dengan cara ini menghalang jenis kelewatan yang dapat melupakan jadual sepanjang hari.
