Di bawah Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA), pekerja anda berhak menyerahkan anda untuk sejumlah pelanggaran keselamatan yang berkaitan dengan pekerjaan, termasuk penggunaan bahan berbahaya, perlindungan kebakaran, atau pendedahan kebisingan. Mengetahui cara menanggapi aduan OSHA, dan menetapkan prosedur yang ada, akan membantu syarikat anda terus dalam perniagaan dan memenuhi semua keperluan peraturan yang ditangani oleh aduan tersebut.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 4: Menanggapi Panggilan Telefon Awal
Langkah 1. Jangan panik
Menerima aduan OSHA mungkin akan mengejutkan anda, tetapi jangan panik! Yang perlu anda lakukan adalah tetap tenang dan hormat, dengar dengan teliti dan ikuti arahan, buat perubahan yang diperlukan, dan hantarkan surat balasan yang menunjukkan ini. Sebenarnya, aduan OSHA anda harus diselesaikan dalam beberapa hari lagi.
Langkah 2. Dengarkan dengan teliti
Apabila anda menerima panggilan telefon awal yang memberitahu anda tentang aduan OSHA, dengarkan dengan teliti wakil yang ada di telefon. Elakkan bertanya apa-apa! Cukup profesional seperti yang anda boleh dan tuliskan semua maklumat.
Langkah 3. Jangan mengaku atau menjelaskan apa-apa
Semasa anda melalui telefon dengan wakil, jangan mengaku, menolak, atau menjelaskan apa-apa. Sekarang bukan masa untuk itu. Cukup dengar dan masukkan seberapa banyak maklumat yang anda boleh. Semasa panggilan telefon ini, tahan lidah anda.
Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti, "Saya tidak dapat mengesahkan atau menafikan tuduhan ini," atau sekadar, "Bukan polisi syarikat kami untuk segera bertindak balas."
Langkah 4. Menyatakan keprihatinan sejati
Setelah anda mendengar apa yang dikatakan perwakilan, luangkan masa untuk menyatakan keprihatinan profesional dan tulen. Huraikan bahawa anda memandang serius aduan ini.
Anda dapat menyatakan keprihatinan anda secara langsung dengan mengatakan "Saya memandang serius aduan ini. Keselamatan pekerja dan tempat kerja saya sangat penting bagi saya."
Langkah 5. Maklumkan niat anda untuk mematuhi
Jelaskan bahawa anda berhasrat untuk mengkaji tuduhan tersebut dengan teliti ketika anda menerima surat aduan rasmi, dan mematuhi arahan yang dinyatakan di dalamnya. Jelaskan bahawa anda akan melakukan apa sahaja yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan aduan ini dan memperbaiki keadaan.
Anda mungkin berkata, "Saya berhasrat untuk meneliti masalah ini dan memperbaiki segala masalah secepat mungkin."
Langkah 6. Terima kasih wakil OSHA
Pada akhir panggilan telefon anda, pastikan untuk mengucapkan terima kasih kepada wakil untuk masa mereka. Ini membantu menutup komunikasi dengan nada positif dan profesional.
Bahagian 2 dari 4: Menjawab Surat Aduan
Langkah 1. Kaji piawaian OSHA yang disebut dalam surat itu
Tidak lama selepas panggilan telefon anda, anda akan menerima surat-menyurat faks dari OSHA. Ini adalah surat aduan rasmi anda. Kaji surat ini dengan teliti, dan tentukan sifat aduan.
Langkah 2. Hantarkan salinan surat aduan anda
Menurut arahan OSHA, anda mesti menghantar salinan surat aduan anda di papan buletin syarikat, di mana semua pekerja dapat melihatnya.
- Petikan mesti diposkan selama tiga hari bekerja (tidak termasuk hujung minggu atau cuti) atau sehingga masalah itu diperbetulkan.
- Ini mesti dilakukan walaupun anda bertanding dalam petikan.
Langkah 3. Tandatangan dan faks semula sijil Pengeposan anda
"Setelah anda menghantar salinan surat ini di mana pekerja anda dapat melihat, tandatangani" Sijil Pengeposan "yang disertakan dan fakskannya kembali ke nombor yang disediakan. Simpan resit faks anda sebagai bukti.
Langkah 4. Menyiasat tuduhan tersebut
Perhatikan setiap elemen aduan OSHA secara menyeluruh yang anda boleh. Walaupun anda kecewa dengan aduan tersebut, atau tidak meletakkan banyak stok dalam kesahannya, cari bidang yang perlu ditangani atau diperbaiki.
Langkah 5. Tetapkan rancangan pembetulan anda
Setelah anda menyiasat semua masalah yang berpotensi, buat rancangan untuk membetulkannya, dan segera buat rancangan anda. Catat sebarang perubahan penting melalui foto, resit, atau dokumentasi lain.
Bahagian 3 dari 4: Merangka Surat Balasan Anda
Langkah 1. Bertindak dengan cepat
Anda harus menyusun surat balasan anda tidak lebih dari tiga hari setelah menerima surat aduan anda. Setelah aduan diterima, anda hanya mempunyai masa lima hari untuk menangani sepenuhnya situasi dan menghantar balasan, jadi jangan buang masa.
Langkah 2. Gunakan format yang jelas
Perhatikan dengan teliti cara surat keluhan anda diformat, perhatikan kata-kata yang digunakan, dan perhatikan nada. Anda mahu memadankan format dan nada huruf yang anda terima.
- Alamat surat anda yang menunjukkan maklumat pada surat aduan yang anda terima (termasuk nama wakil yang menandatangani surat aduan anda).
- Sertakan nombor aduan rasmi anda di baris subjek.
- Padankan salam surat anda dengan yang digunakan dalam surat aduan.
- Nyatakan maksud anda dengan surat tersebut (mis., Untuk menangani tuduhan tersebut dan kemukakan penemuan anda) dalam pengenalan anda.
Langkah 3. Hadkan diri dengan fakta
Dalam baki surat anda, nyatakan fakta sesederhana dan jelas yang anda boleh. Ini bukan tempat untuk bercakap buruk tentang pekerja, cuba menolak tuduhan, atau cuba menyalahkan orang lain. Keluhan anda akan dapat diselesaikan dengan lebih cepat jika anda hanya menangani tuduhan dan menjelaskan apa yang telah anda lakukan untuk membetulkan keadaan.
Sebagai contoh, anda mungkin mengatakan, "Pada 5 November, saya menerima nombor aduan OSHA 2845. Sepanjang dua hari berikutnya, kami menyiasat petikan 1-3 dan menetapkan tindakan pembetulan. Pada 7 November, kami memperbetulkan petikan 1 (penggunaan yang tidak betul tudung wasap) dengan mengganti peralatan (lihat resit dan gambar terlampir)."
Langkah 4. Sediakan dokumentasi
Hantarkan surat anda bersama dengan sebarang dokumen tambahan yang akan membantu anda menyelesaikan kes anda. Ini mungkin termasuk pesanan pembelian, penerimaan, hasil pemantauan, maklumat hubungan vendor / kontraktor, gambar, atau dokumen lain yang mengesahkan perubahan yang telah Anda buat.
Langkah 5. Hantar surat itu
Susun agar surat dihantar melalui Surat Bertauliah (dengan permintaan tandatangan resit), atau melalui kurier peribadi. Jangan lupa tarikh akhir lima hari anda!
Langkah 6. Hubungi dan ikuti
Sekiranya anda belum mendengar apa-apa mengenai aduan anda pada akhir tiga hari bekerja selepas tarikh penerimaan yang anda jangkakan, hubungi dan ikuti. Sediakan nombor kes anda dan minta laporan status.
Langkah 7. Bersedia untuk pemeriksaan
Ada kemungkinan pemeriksa OSHA muncul tanpa memberi amaran kepada kemudahan anda. Bersikap baik, profesional dan sopan, dan hanya menjawab soalan khusus yang dikemukakan oleh pemeriksa.
Langkah 8. Bayar sebarang denda
Bergantung pada sifat dan keparahan aduan, anda mungkin juga diminta membayar denda. Denda ini mesti dibayar dalam masa 15 hari bekerja dari penerimaan petikan dengan menghantar cek terus ke OSHA. Sehingga pembayaran anda diterima, kes anda tidak akan dapat diselesaikan.
Bahagian 4 dari 4: Mengadukan Aduan OSHA
Langkah 1. Minta persidangan tidak rasmi
Sekiranya anda mempertimbangkan untuk menentang aduan anda, sangat digalakkan anda memanggil dan meminta persidangan tidak rasmi dengan wakil OSHA tempatan. Semasa persidangan ini, anda akan dapat mengetahui jenis pelanggaran anda dengan lebih baik, membincangkan kaedah pembetulan, membincangkan pilihan penyelesaian, dan mungkin juga menyelesaikan petikan dan hukuman yang dipertikaikan.
Ini juga dapat dilakukan sekiranya niat anda adalah untuk mematuhi sepenuhnya, atau jika anda tidak pasti kursus apa yang harus diambil
Langkah 2. Rangka dan hantar “Notis Niat untuk Peraduan
Sekiranya anda telah membuat kesimpulan bahawa unsur aduan tidak berasas, atau jika anda tidak bersetuju dengan bayaran yang ditetapkan atau tarikh pengurangan, anda mesti mengemukakan Notis Niat untuk Peraduan rasmi dalam 15 hari bekerja dari tarikh penerimaan petikan anda. Surat anda mesti menyatakan dengan tepat apa yang dipertandingkan - petikan, sebahagian petikan, jumlah yuran, atau tarikh pengurangan - sejelas yang anda boleh. Kemudian hantarkan notis ini melalui surat yang disahkan.
Sebagai contoh, anda mungkin mengatakan, "Saya ingin mempertikaikan petikan dan hukuman yang dicadangkan untuk item 2 dan 3 petikan yang dikeluarkan pada 5 November 2015."
Langkah 3. Tunggu OSHRC menjadualkan perbicaraan
Sebaik sahaja Notis Maksud Peraduan anda diterima, kes anda akan diselesaikan secara rasmi. Tarikh pengurangan dan bayaran anda akan ditangguhkan sehingga keputusan diambil, dan kes anda dikemukakan ke OSHRC. OSHRC adalah agensi bebas yang terpisah dari Jabatan Tenaga Kerja. OSHRC akan menjadualkan perbicaraan untuk kes anda.
Langkah 4. Menghadiri perbicaraan
Setelah tarikh pendengaran anda ditetapkan, anda ingin memulakan persiapan pendengaran anda, dan pastikan anda dapat hadir. Anda mungkin ingin mendapatkan dewan undang-undang, yang akan membantu anda menyampaikan kes anda. Kedua-dua majikan dan pekerja layak untuk menyertai pendengaran ini.
Langkah 5. Pilih untuk menerima atau mengemukakan banding atas keputusan tersebut
Pada pendengaran ini, keputusan akan diambil, sama ada mempertahankan kutipan awal dan bayaran, mengubahnya untuk memperhitungkan peraduan khusus anda, atau menolaknya. Kedua-dua pihak mempunyai kesempatan untuk menerima keputusan tersebut atau mengajukan banding untuk penyelidikan lebih lanjut oleh OSHRC. Sekiranya kes itu masih belum dapat diselesaikan, maka ia akan diteruskan ke Mahkamah Litar Persekutuan.
Petua
- Hormati hak pekerja anda untuk mengemukakan aduan OSHA. Seksyen 11 (c) Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan melarang sebarang perniagaan melepaskan pekerja atau membalas dendam terhadapnya kerana pemberian maklumat atau membuat aduan OSHA.
- Jangan bertanya atau membuat alasan semasa berurusan dengan OSHA. Sebaliknya jujur dan ringkas dengan komunikasi anda dengan mereka, dan hanya menangani aduan yang ada.
- Sekiranya penyiasat OSHA muncul di perniagaan anda, anda tidak perlu membiarkan mereka masuk sehingga semua kakitangan pengurusan berada di lokasi. Maklumkan kepada semua penyambut tetamu dan pengawal keselamatan mengenai fakta ini.
- Sekiranya masalah ini tidak diselesaikan dengan cepat, anda mungkin ingin mendapatkan nasihat peguam.
