Sekiranya seseorang mengecewakan anda atau sesuatu yang mengecewakan berlaku kepada anda, adalah normal jika merasa kecewa, kecewa, atau marah. Tetapi, seringkali, tindak balas terbaik adalah tenang dan dikumpulkan sehingga anda dapat menyuarakan kebimbangan dan kekecewaan anda secara profesional. Mengekspresikan diri secara profesional tidak sukar dilakukan jika anda tetap tenang dan menjaga ketenangan anda. Sama ada anda memilih untuk menyampaikan kekecewaan anda melalui e-mel, surat, atau secara peribadi, ini semua mengenai penggunaan bahasa yang betul dan memperlakukan diri anda dengan betul.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Menghantar E-mel Profesional
Langkah 1. Gunakan e-mel untuk menyatakan kekecewaan mengenai masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
Sekiranya anda kecewa dengan rakan sekerja atau pengurus, e-mel adalah cara yang baik untuk menyatakan kekecewaan anda, sambil menyimpan rekod digital sekiranya berlaku masalah di masa hadapan. Anda juga boleh menghantar e-mel jika anda ditolak untuk peluang pekerjaan yang berpotensi.
- E-mel juga merupakan kaedah yang baik untuk menyampaikan kekecewaan anda kepada atasan anda jika mereka menolak permintaan untuk sesuatu seperti percutian atau idea yang anda cadangkan.
- Walaupun itu boleh melukai perasaan anda, adalah idea yang baik untuk menghantar e-mel susulan setelah ditolak untuk pekerjaan.
Langkah 2. Tulis baris subjek pendek dan langsung jika anda menyusun e-mel asal
Ringkas dan jelaskan maksud e-mel dalam baris subjek. Elakkan menggunakan kalimat panjang atau bahasa kasar untuk menjadikan e-mel anda kelihatan lebih profesional sehingga penerima akan menganggapnya lebih serius. Pilih subjek yang tidak melebihi 5 perkataan dan taipkannya ke baris subjek e-mel.
Contohnya, jika anda menulis e-mel kepada rakan sekerja mengenai tarikh akhir yang terlewat, anda boleh memasukkan baris subjek yang kelihatan seperti, "Tarikh Akhir Penghantaran yang Tidak Terjawab."
Catatan:
Sekiranya anda membalas e-mel, seperti e-mel yang memberitahu bahawa anda ditolak untuk pekerjaan yang berpotensi, balas e-mel asal daripada menulis yang baru sehingga anda mempunyai catatan korespondensi yang teratur.
Langkah 3. Mulakan e-mel anda dengan ucapan profesional untuk menetapkan nada
Buka e-mel anda dengan ucapan rasmi sehingga jelas dari awal bahawa e-mel anda profesional. Pilih ucapan yang sesuai untuk hubungan anda dengan orang itu. Contohnya, jika anda menggunakan nama depan dengan pengurus bernama Matthew Smith, anda boleh memulakan e-mel anda seperti, "Dear Matt."
- Sekiranya anda mempunyai hubungan yang sangat terbuka dan santai dengan penerima, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Hey Matt."
- Sekiranya anda menulis e-mel kepada seseorang yang belum pernah anda temui, mulailah dengan 'Kepada siapa ia mungkin menjadi perhatian.'
- Untuk e-mel kumpulan dengan beberapa penerima yang ingin anda alamatkan, sebutkan, "Semua".
Langkah 4. Tambahkan kesenangan pendek untuk memastikan e-mel tetap mesra
Setelah anda menyambut penerima, buat baris pertama e-mel anda sebagai pertukaran pendek atau menyenangkan yang menunjukkan bahawa anda ramah tetapi profesional. Jauhkan pendek dan jangan sampai lebih dari 2 atau 3 baris perbincangan kecil sebelum anda mendapatkan maklumat e-mel anda.
- Cuba mulakan dengan sesuatu seperti, "Saya harap anda baik-baik saja" atau "Saya harap e-mel ini berjaya."
- Sekiranya hubungan anda santai dengan orang itu, anda boleh menyebutkan perincian peribadi seperti, "Saya harap anda bersenang-senang di konsert hujung minggu lalu."
Langkah 5. Nyatakan kekecewaan anda dengan jelas dalam isi e-mel
Setelah anda menentukan tahap e-mel anda dengan ucapan dan kesenangan yang singkat, teruskan perniagaan untuk menyatakan kekecewaan anda. Beritahu mereka dengan jelas bagaimana perasaan anda, tetapi jaga bahasa anda secara formal dan elakkan menggunakan sindiran, ancaman, atau kata-kata tidak senonoh sehingga anda tampil seprofes mungkin. Senaraikan semua aduan anda dan simpan isi e-mel anda kepada 1 perenggan jika mungkin supaya e-mel itu tertumpu pada subjek yang ada.
- Sebagai contoh, jika anda ditolak untuk pekerjaan yang berpotensi, anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Saya minta maaf kerana anda memutuskan untuk pergi ke arah yang lain. Saya menantikan peluang itu, jadi saya kecewa dengan keputusan untuk mengambil orang lain."
- Sekiranya anda menulis surat kepada rakan sekerja atau pekerja untuk menyatakan kekecewaan anda, anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Saya mendapat perhatian bahawa polisi dan prosedur tertentu tidak diikuti dengan betul. Dasar tersebut ada sebabnya, jadi mengecewakan apabila mengetahui bahawa mereka telah diabaikan."
Langkah 6. Hormati bahasa dan nada anda sepanjang e-mel
Gunakan bahasa formal dan hormat untuk menyampaikan kekecewaan anda dengan jelas tanpa membuat penerima merasa seperti anda menyerang mereka secara peribadi. Bayangkan bagaimana tulisan itu dapat dirasakan jika ia dibaca oleh orang lain atau jika ia disiarkan secara terbuka dan membuat tulisan anda menjadi representasi profesional dari diri anda.
- Sekiranya anda menghantar e-mel kepada pekerja atau pengurus, ada kemungkinan e-mel anda dapat dikongsi dengan orang lain, jadi penting bahawa tulisan anda dihormati dan profesional.
- Sebagai contoh, bukannya mengatakan sesuatu seperti, "Saya tidak mengerti apa masalah anda dan mengapa anda enggan mengikuti prosedur," katakan sesuatu seperti, "Seperti yang telah kita bincangkan sebelumnya, prosedur ini dirancang untuk memastikan semua orang tetap sama halaman, jadi mereka mesti diikuti oleh semua orang."
Langkah 7. Selesaikan e-mel anda dengan catatan positif dan ajakan bertindak
Selesaikan e-mel anda dengan memasukkan maklumat yang dapat ditindaklanjuti seperti mengatur pertemuan atau menjemput penerima untuk datang kepada anda jika mereka mempunyai pertanyaan. Sertakan juga beberapa nota positif. Sebutkan perkara-perkara yang anda sukai atau puji orang itu atas sesuatu yang telah mereka lakukan dengan baik sehingga mereka merasa seperti anda bukan sekadar mencerca mereka, tetapi mempunyai kepentingan terbaik mereka.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan kepada pewawancara anda, "Tetapi, saya bersyukur kerana berkesempatan untuk menemu ramah dengan syarikat anda. Tolong beritahu saya jika ada sesuatu yang akan dibuka pada masa akan datang!"
- Sekiranya anda menulis surat kepada pekerja atau rakan sekerja, cubalah sesuatu seperti, "Saya tahu anda telah bekerja keras dalam hal ini, saya hanya ingin mengemukakan masalah yang saya hadapi agar anda dapat mengawasi untuk sebarang masalah yang berpotensi di masa depan."
Langkah 8. Baca e-mel dengan kuat sebelum anda menghantarnya untuk mendengar bunyinya
Luangkan sedikit masa untuk membaca seluruh e-mel anda dengan kuat sehingga anda dapat mendengar nada tulisan dan bukti anda untuk sebarang kesalahan ejaan atau tatabahasa. Sekiranya anda menemui kesalahan ketik, kesalahan ejaan, atau bahasa kaku, perbaiki! Sekiranya nada anda terlalu lembut atau terlalu kasar, sesuaikan bahasanya sehingga profesional tetapi tegas. Apabila anda berpuas hati, hantarkannya kepada orang yang dimaksudkan.
- Anda juga boleh meminta rakan atau rakan sekerja membaca e-mel anda sebelum menghantarnya untuk memastikan ia baik-baik saja.
- Kesalahan ejaan atau perkataan yang hilang benar-benar dapat menghilangkan kesan e-mel anda, jadi luangkan masa anda untuk membaca semula tulisan anda.
Kaedah 2 dari 3: Menulis Surat Aduan Formal
Langkah 1. Hantar surat kepada syarikat atau jika anda belum mendapat jawapan
Sekiranya anda kecewa dengan produk atau tingkah laku syarikat, menulis surat rasmi yang memperincikan aduan anda adalah cara paling profesional untuk berkomunikasi dengan mereka. Sekiranya anda belum dapat menghubungi seseorang melalui cara lain, gunakan surat rasmi sebagai jalan terakhir untuk menyatakan kekecewaan anda dan memperincikan masalah anda.
Anda juga boleh menggunakan surat sebagai usaha terakhir untuk membuktikan bahawa anda cuba menghubungi seseorang untuk membincangkan masalah anda dengan mereka
Langkah 2. Nyatakan masalah anda dengan jelas pada ayat pertama
Apa pun yang anda kecewa, jelaskan dengan kelawar dengan memasukkannya ke dalam ayat pertama surat anda. Langsung dan ringkas dan nyatakan masalah atau aduan anda dengan jelas dan profesional untuk menetapkan nada keseluruhan surat anda.
- Contohnya, jika anda menulis kepada syarikat untuk mengadu tentang polisi yang mempengaruhi anda, anda boleh mulakan dengan, "Saya menulis untuk menyatakan kekecewaan dan kekecewaan saya dengan kebijakan pengembalian syarikat anda."
- Sekiranya anda menulis surat kepada seseorang yang belum dapat dihubungi, cuba mulakan dengan sesuatu seperti, "Saya menulis surat ini berkenaan dengan kegagalan anda untuk menjawab soalan saya mengenai deposit keselamatan saya setelah tidak dapat menghubungi anda melalui telefon atau e-mel."
Langkah 3. Gunakan isi surat anda untuk menambahkan butiran dan maklumat yang berkaitan dengan masalah anda
Setelah anda menyatakan kekecewaan dan masalah anda, gunakan sisa surat anda untuk menambahkan butiran dan maklumat khusus untuk meluaskan surat anda dan menjelaskan kekecewaan anda. Sebutkan langkah yang telah Anda ambil untuk menyelesaikan masalah Anda serta upaya yang telah Anda lakukan untuk menghubungi mereka untuk mendapatkan bantuan.
Petua:
Sekiranya anda telah berusaha menghubungi mereka atau mereka telah berjanji untuk mengatasi masalah anda, sebutkan tarikh yang anda cuba hubungi mereka atau mereka berkomitmen untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Langkah 4. Elakkan bahasa marah, sarkastik, atau mengancam dalam surat anda
Sepanjang surat anda, jaga bahasa dan nada anda tetap formal dan profesional. Jangan sekali-kali menggunakan bahasa tidak senonoh atau mengancam dan mengelakkan sindiran sehingga tulisan anda kelihatan seprofesional mungkin.
- Sekiranya anda perlu mengemukakan surat anda untuk kes mahkamah, anda ingin menjadikan diri anda kelihatan profesional seperti yang anda boleh.
- Mengumpat atau menggunakan bahasa yang kasar akan membuat anda kelihatan agresif dan tidak profesional.
Langkah 5. Sertakan salinan dokumen yang berkaitan dengan aduan anda
Sekiranya anda mempunyai gambar, kontrak, atau dokumen lain yang menyokong atau membuktikan tuntutan anda, buatlah salinannya dan lampirkan pada surat anda. Pastikan anda merujuknya dalam surat anda untuk menambahkan lebih banyak kesahihan terhadap tuntutan yang anda buat.
Contohnya, dalam surat anda, anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Saya telah melampirkan gambar seperti apa produk siap, yang seperti yang anda lihat, jauh dari memuaskan."
Langkah 6. Tambahkan maklumat hubungan anda setelah anda membuat kesimpulan
Akhiri surat anda dengan perenggan yang merangkum masalah utama anda dan tindakan yang ingin anda lakukan untuk menyelesaikannya. Sekiranya anda ingin orang itu atau syarikat menghubungi anda untuk cuba menyelesaikan masalah atau membincangkan masalahnya lebih lanjut, pastikan anda memasukkan maklumat hubungan anda di bahagian bawah.
- Tandatangani surat itu dengan penutup resmi seperti, "Hormat kami," "Hormat," atau "Dengan hormat" diikuti dengan nama Anda.
- Berikan nombor telefon atau alamat e-mel yang anda mahu mereka gunakan untuk menghubungi anda.
Langkah 7. Hantarkan surat menggunakan surat yang diperakui sehingga perlu ditandatangani
Gunakan surat yang diperakui atau pilihan penghantaran surat yang memerlukan penerima menandatanganinya supaya anda mempunyai bukti bahawa ia diterima. Simpan resit sekiranya anda perlu membuktikan bahawa anda menulis surat atau memberikannya untuk kes mahkamah.
Kaedah 3 dari 3: Bercakap dengan Seseorang Secara Profesional
Langkah 1. Bercakap dengan seseorang secara langsung jika anda tidak mahu ia dirakam
Sekiranya anda lebih suka menyatakan kekecewaan anda tanpa jejak kertas atau tanpa bimbang untuk meneliti perbincangan anda kemudian, perbualan tatap muka adalah cara yang tepat. Selain itu, perbualan langsung dengan seseorang membolehkan anda mengukur reaksi mereka dan menambahkan sentuhan yang lebih peribadi.
- Selalunya lebih cepat untuk bercakap dengan seseorang yang anda kecewa.
- Bercakap dengan seseorang membolehkan anda menggunakan bahasa badan dan nada suara anda sendiri untuk benar-benar menyampaikan kekecewaan atau kekecewaan anda.
Langkah 2. Minta orang itu berjumpa dengan anda secara peribadi untuk membincangkan masalah tersebut
Bercakap dengan orang lain daripada orang lain supaya anda dapat mengekspresikan diri secara bebas tanpa berpotensi memalukan mereka. Jadualkan pertemuan atau minta mereka bertemu dengan anda di suatu tempat seperti bilik persidangan, pejabat, atau bahkan kedai kopi supaya lebih profesional.
- Hubungi mereka atau hantarkan e-mel kepada mereka untuk bertanya kepada mereka masa dan tempat yang terbaik untuk mereka.
- Sekiranya anda mendapati diri anda berada dalam situasi di mana anda tidak dapat menyatakan kekecewaan anda secara peribadi, cubalah untuk tetap bersikap profesional yang anda dapat dan menjaga ketenangan anda.
Petua:
Sekiranya anda perlu segera berbicara dengan mereka, beritahu mereka sesuatu seperti, “Adakah anda mempunyai masa yang pantas? Saya perlu bercakap dengan anda."
Langkah 3. Mulakan perbualan dengan mengucapkan terima kasih dan bertanya bagaimana prestasi mereka
Sebelum anda mula menyatakan kekecewaan anda, luangkan sedikit masa untuk mengucapkan terima kasih kepada orang yang meluangkan masa untuk bertemu dengan anda dan mengukur mood mereka. Tanyakan kepada mereka bagaimana keadaan mereka dan jika mereka bersedia untuk berbicara dengan anda mengenai masalah ini. Sekiranya mereka kelihatan marah atau gelisah, cubalah menenangkan mereka atau tunggu untuk bercakap dengan mereka kemudian. Sekiranya mereka kelihatan baik, teruskan dan mulakan perbincangan mengenai masalah atau masalah anda.
- Bermula dengan kaki kanan akan membantu perbualan berjalan lancar dan profesional.
- Sebagai contoh, anda boleh memulakan dengan mengatakan sesuatu seperti, “Terima kasih banyak atas masa anda. Saya tidak akan mengambil masa yang lama, saya hanya perlu membincangkan sesuatu dengan anda."
Langkah 4. Nyatakan aduan anda dengan jelas dan langsung
Beritahu orang itu mengapa anda kecewa menggunakan bahasa khusus dan tidak emosi. Bersikaplah langsung dan objektif dan senaraikan semua sebab anda tidak berpuas hati, tetapi elakkan memarahi mereka dengan senarai kesalahan. Gunakan bahasa yang tenang dan profesional untuk menyampaikan perasaan anda dan elakkan menaikkan suara anda atau menggunakan kata-kata tidak senonoh.
- Menjerit dan memaki hanya akan membuat anda kelihatan agresif dan tidak profesional.
- Contohnya, beritahu mereka bagaimana perasaan anda tanpa terlalu emosional. Anda boleh mengatakan sesuatu seperti, "Apabila anda melakukan sesuatu seperti itu, itu benar-benar membuat saya berasa seperti anda tidak peduli bagaimana ia mempengaruhi saya, dan jujur, itu menyakitkan dan mengecewakan.
Langkah 5. Tanyakan kepada mereka jika mereka mempunyai sebarang pertanyaan sebelum anda mengakhiri mesyuarat anda
Setelah anda menyatakan kekecewaan anda dan menjelaskan alasan anda, beri orang itu peluang untuk bercakap. Tanyakan kepada mereka jika mereka mempunyai pertanyaan untuk anda atau jika mereka tidak jelas mengenai apa yang anda katakan kepada mereka sehingga tidak ada kekeliruan. Kemudian, terima kasih sekali lagi kerana bertemu dengan anda sebelum anda menamatkan perbualan.
Sekiranya boleh, tawarkan penyelesaian atau penambahbaikan untuk masa depan
Petua
- Jangan sekali-kali menaip e-mel, menulis surat, atau berbual semasa anda marah. Tarik nafas untuk menenangkan diri sebelum anda memulakan sehingga anda mempunyai kepala yang jelas.
- Elakkan melakukan perbualan dengan seseorang di hadapan orang lain. Tunggu sehingga mereka bersedia untuk bercakap dan bertemu dengan mereka secara peribadi.
