Kita semua tahu bahawa teratur di tempat kerja adalah penting, tetapi ia adalah perjuangan berterusan bagi banyak orang. Percaya atau tidak, tetap teratur tidak begitu menakutkan seperti yang disangka. Beberapa pembaikan cepat dan beberapa penyelesaian berterusan menjadikannya lebih mudah daripada yang anda fikirkan.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 4: Menguruskan Ruang dan Masa Anda
Langkah 1. Pantau aktiviti anda
Luangkan beberapa hari untuk menyimpan jurnal atau catatan aktiviti harian anda. Ini akan membantu anda melihat dengan tepat apa yang anda lakukan yang mungkin anda tidak sedar, dan ini akan memberikan gambaran awal mengenai jurang organisasi dan produktiviti. Latihan ini juga harus dilakukan dengan mempertimbangkan tujuan besar anda. Melalui log aktiviti, anda dapat melihat aktiviti apa yang mungkin membuang masa dan aktiviti mana yang sebenarnya dapat mencapai matlamat anda.
Langkah 2. Tentukan masa produktiviti anda
Sebilangan daripada kita adalah orang pagi, dan sebahagian daripada kita memikirkan idea pagi. Anda mungkin sudah mengetahui masa dalam masa yang paling produktif anda. Sama ada anda lebih suka pada waktu petang, pagi, makan tengah hari, atau tepat sebelum atau sesudah waktu sibuk pada waktu bekerja, manfaatkan waktu tersebut untuk memaksimumkan produktiviti anda.
Langkah 3. Utamakan tugas anda
Kita semua tahu bahawa beberapa tugas lebih penting daripada yang lain, tetapi kita tidak selalu mengutamakannya dengan sewajarnya. Oleh itu, kembangkan sistem pemeringkatan dengan menandakan atau membintangi tugas penting, misalnya, dan jujur dan fleksibel. Gunakan peringatan, sama ada melalui kalendar digital atau melalui catatan melekat di komputer atau meja anda. Luangkan lebih banyak masa dan tenaga anda untuk item keutamaan utama dalam senarai anda. Contohnya merangkumi tugas yang sensitif pada masa seperti perkara yang perlu dijelaskan pada akhir perniagaan atau esok. Anda mungkin juga mengutamakan memberi respons kepada pelanggan, bos, atau orang lain yang membayar bil. Dan jika anda tidak pasti mengenai kepekaan atau kepentingan tugas, selalu baik untuk bertanya.
Langkah 4. Segera selesaikan tugas cepat
Tidak semua tugas perlu diutamakan dan dijadualkan untuk masa penyelesaian yang akan datang. Beberapa tugas memerlukan hampir masa untuk merancang atau menjadualkan yang diperlukan untuk diselesaikan. Sekiranya itu berlaku dan anda boleh menyelesaikan tugas-tugas itu dengan segera, dengan segala cara melakukannya! Menangani tugas cepat dengan segera juga membantu mencegah penundaan.
Langkah 5. Menguruskan kekacauan dan bahan kerja
Meja kami dengan mudah pergi dari laman web yang rosak ke tornado, jelas mengganggu organisasi. Sebilangan orang malah menggunakan dasar meja bersih. Walaupun itu tidak sepenuhnya diperlukan, ambil langkah untuk membersihkan ruang kerja anda.
- Declutter. Buang sampah anda ke sampah dan masukkan bahan yang diperlukan secara sistematik. Bersihkan kekacauan jika boleh: semasa berehat di hari kerja, rehat, atau di antara tugas.
- Bersihkan diri anda dengan segera. Dengan begitu, ia berada di puncak fikiran anda. Selain itu, anda mengelakkan kegelisahan yang tidak dapat dielakkan kerana kekacauan semasa menjadi sebahagian daripada kekacauan masa depan anda.
- Pastikan bekalan yang diperlukan sentiasa berguna. Tidak semua perkara di sekeliling anda berantakan. Memiliki alat yang diperlukan dapat menjimatkan masa dan memanfaatkan ruang berharga anda.
Langkah 6. Jadualkan aktiviti dan janji temu
Sebilangan orang menjadualkan hanya perjumpaan, tetapi bukan aktiviti dalam senarai tugasan mereka. Menjadualkan tugas yang paling penting dan juga janji temu dapat membantu. Anda mungkin juga "mengumpulkan" hari-hari anda dengan mengadakan pertemuan hanya pada hari Selasa dan Khamis, misalnya. Jauhkan beberapa lubang dalam jadual anda juga untuk masa kreatif untuk diri sendiri atau untuk menampung perkara yang tidak dijangka.
- Gunakan penganjur dan kalendar. Ini dapat menjadi penyelenggara pena dan kertas, atau mungkin kalendar berasaskan perisian dan aplikasi pembantu peribadi, seperti iCalendar atau Google Now.
- Kategorikan aktiviti anda. Aktiviti pengkategorian atau pengekodan warna dapat memberi anda peringatan visual yang cepat tentang perkara penting di mana. Sebagai contoh, kategori mungkin merangkumi surat-menyurat, projek, acara, perjumpaan, percambahan fikiran, dan juga rehat atau waktu latihan dan gim.
- Selaraskan teknologi anda. Penganjur dalam talian dan platform e-mel seperti Outlook, misalnya, dapat menggabungkan senarai, kalendar, dan alamat yang harus dilakukan. Ini bukan sahaja dapat meningkatkan kecekapan anda tetapi juga membantu melancarkan pemikiran anda.
- Wakilkan seboleh mungkin. Dalam kegilaan hari kerja, mudah lupa bahawa anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri. Delegasikan kepada pembantu atau, jika anda berpusu-pusu, mintalah rakan sekerja untuk melakukan anda dengan tegas dan menolong anda dengan tugas tertentu. Anda selalu dapat membayarnya kemudian apabila keadaan menjadi perlahan.
Kaedah 2 dari 4: Mengatasi E-mel Secara Sistematik
Langkah 1. Periksa e-mel pada waktu yang dijadualkan
Tidak semua daripada kita harus terpaku pada peti masuk kita, kerana sebilangan besar mesej sebenarnya tidak sensitif masa seperti yang kita fikirkan. Sekiranya anda bekerja dalam pekerjaan yang tidak memerlukan tindak lanjut e-mel segera, periksa e-mel anda pada waktu yang dijadualkan hanya sekitar tiga hingga empat kali sehari.
Langkah 2. Failkan e-mel
Gunakan folder dan bendera pemfailan untuk keuntungan anda dan bukannya membiarkan mesej menumpuk di peti masuk anda. Folder dan subfolder di Outlook, misalnya, atau label Gmail dan beberapa kotak masuk boleh menjadi aset. Sekiranya anda seorang wartawan, misalnya, folder anda mungkin dipanggil Kisah Semasa, Kisah Masa Depan, Kisah Lama, Temu Bual & Sumber, dan Pitch & Idea.
Padam dan arkibkan. Arkibkan surat-menyurat penting, lama, dan hapus yang lain. Dalam contoh di atas, "Cerita Lama" adalah folder arkib wartawan. Sebaik sahaja anda mula memadam e-mel lama, anda akan terkejut dengan berapa banyak e-mel yang lebih layak digunakan sebagai tong sampah daripada kabinet pemfailan. Beberapa orang juga bersumpah dengan "inbox zero", yang bermaksud mempunyai email yang belum dibaca (atau zero email di inbox anda, noktah). Selain menggunakan folder dan label, anda boleh mencapai peti masuk sifar dengan menggunakan ciri arkib anda, menghapus e-mel lama semasa waktu henti, dan menggunakan aplikasi penghapusan e-mel
Langkah 3. Menggunakan bentuk komunikasi lain apabila lebih cekap
Kadang-kadang panggilan telefon cepat dapat membuat 10 e-mel dan seterusnya. Sekiranya ada, buatlah panggilan! Sekiranya anda tahu pertukaran e-mel memerlukan perbincangan atau memerlukan banyak bolak-balik, kadang-kadang lebih baik mengadakan panggilan telefon. Anda akan sering mendapat lebih banyak maklumat melalui telefon, sementara anda dan pihak lain dalam perbincangan mengelakkan penyusunan e-mel yang panjang dan memakan masa. Anda mungkin menghantar e-mel kepada rakan sekerja dan berkata, "Saya mempunyai banyak soalan untuk anda mengenai perkara ini. Mungkin panggilan lebih senang. Bolehkah saya menelefon anda dalam 5?"
Langkah 4. Hadkan gangguan
Walaupun rehat strategik sangat membantu, gangguan semasa waktu kerja anda tidak. Gangguan dapat melambatkan anda, memecah irama kerja anda, dan membuat anda kehilangan pemikiran. Oleh itu, cuba gunakan mesej jauh dan mel suara apabila anda tahu anda akan terlalu sibuk. Alat ini bukan hanya untuk ketika anda tidak berada di pejabat secara fizikal; mereka boleh digunakan ketika anda terlalu banyak paya. Banyak orang juga mempunyai "dasar pintu terbuka", tetapi anda tidak semestinya selalu membiarkan pintu anda sentiasa terbuka Anda mungkin juga meninggalkan catatan ramah di pintu dengan mengatakan, "Panggilan Persidangan Sedang Berlangsung" atau "Duduki. Tolak balik kemudian atau e-mel."
Langkah 5. Gunakan awan
Pengkomputeran awan perlu dipertimbangkan kerana boleh lebih murah, diskalakan, lebih cekap, dan lebih mudah dikemas kini. Kandungan yang tersedia di awan sangat berguna kerana anda dapat mengaksesnya di seluruh peranti anda: komputer, tablet, telefon pintar, dll. Penyimpanan awan juga berfungsi sebagai bentuk sandaran digital yang utama atau sekunder yang berguna. Hubungi pengurus IT atau penyedia perisian anda kerana anda mungkin sudah mempunyai sejumlah ruang cakera kosong yang tersedia di awan atau tersedia dengan bayaran tahunan yang kecil.
Langkah 6. Gunakan penanda halaman dalam talian
Penyemak imbas utama semuanya mempunyai keupayaan penanda buku di mana anda dapat menyimpan dan mengatur alamat web kegemaran anda atau yang paling kerap dikunjungi untuk akses cepat dan mudah. Manfaatkannya agar anda tidak lupa laman web penting untuk memeriksa berita atau kemas kini industri.
Kaedah 3 dari 4: Menggunakan Masa untuk Keuntungan Anda
Langkah 1. Elakkan berbilang tugas
Semua pakar sepertinya bersetuju dengan perkara ini. Walaupun terdengar pantas atau kelihatan keren di TV, multitasking tidak cekap dan sebenarnya boleh menjejaskan keberkesanan organisasi anda. Sebaliknya, curahkan perhatian sepenuhnya kepada satu tugas pada satu masa, atasi dan teruskan ke item seterusnya dalam senarai anda.
Langkah 2. Buat jadual atau jadual waktu untuk diri anda sendiri
Syukurlah, kebanyakan pekerjaan tidak memerlukan penjadualan segala-galanya dalam sehari hingga minit. Walau bagaimanapun, menyimpan jadual asas mengenai sorotan dan tugas dan peristiwa terpenting pada hari anda dapat membantu anda tetap menjalankan tugas.
- Tetapkan had masa untuk aktiviti tertentu. Beberapa tugas tidak memerlukan had waktu yang ditetapkan, tetapi yang lain harus mempunyai parameter waktu untuk meningkatkan produktiviti anda. Fikirkan tugas sepanjang hari anda yang cenderung memerlukan lebih banyak masa daripada yang diperlukan, dan berikan had masa pada masa akan datang.
- Anggarkan masa tambahan untuk aktiviti lain. Beberapa tugas, seperti yang anda pelajari dari pengalaman, biasanya menghabiskan lebih banyak masa daripada yang dijangkakan, tetapi itu tidak semestinya perkara yang buruk. Untuk jenis aktiviti ini, dan untuk acara dan perjumpaan yang sangat penting, misalnya, belanjakan masa tambahan sebelum dan sesudahnya.
Langkah 3. Gunakan aplikasi pemasa, jam randik, atau jam penggera
Ini boleh menjadi alat yang berkesan apabila digunakan dengan hemat. Sebilangan orang suka mengatur penggera mereka 10, 15, atau 30 minit lebih awal untuk memberi mereka amaran awal atau masa penyangga sebelum aktiviti. Anda juga boleh menetapkan amaran peringatan.
Langkah 4. Elakkan penangguhan aktiviti
Tanyakan pada diri anda apakah penangguhan semestinya diperlukan atau jika dorongan ini hanyalah contoh penundaan. Sekiranya anda merasakan yang terakhir, jangan menangguhkan kuasa! Namun, dalam kes ketika menunda semua atau sebagian kegiatan tidak dapat dihindari, pastikan untuk mencatat tempat yang Anda tinggalkan, dan menjadwalkan ulang dengan rancangan konkrit. Sebagai alternatif, anda mungkin mempunyai rancangan luar jangka. Sebagai contoh, jika anda terpaksa membatalkan mesyuarat secara langsung, mungkin anda boleh mengadakan panggilan persidangan atau persidangan web.
Kaedah 4 dari 4: Kekal Sihat Secara Fizikal dan Mental
Langkah 1. berehat sebentar
Kehilangan mental penting untuk produktiviti kita dan sihat untuk minda. Kita kadang-kadang terperangkap dalam pekerjaan kita sehingga kita tidak berhenti untuk berehat yang sangat diperlukan. Beristirahat memberi kita rehat yang diperlukan yang meningkatkan produktiviti kita, tetapi juga memberi kita kesempatan untuk mundur dan bertanya apakah yang telah kita lakukan adalah penggunaan masa yang paling efisien.
Langkah 2. Tidur Lebih Baik
Tanpa tidur yang nyenyak, anda mungkin merasa keletihan, letih, atau lesu pada keesokan harinya, yang boleh membahayakan jadual dan kecekapan anda di tempat kerja. Matlamat selama tujuh hingga lapan jam tidur tanpa gangguan setiap malam.
Langkah 3. Jangan membandingkan diri anda dengan rakan sekerja
Sebilangan besar pekerjaan rakan sekerja kita berbeza dengan pekerjaan kita, dan setiap orang mempunyai kaedah organisasi yang berbeza untuk mereka. Kaedah yang masuk akal dan berkesan untuk rakan sekerja mungkin bukan kaedah terbaik untuk anda dan sebaliknya.
Langkah 4. Terima bahawa organisasi adalah proses yang berterusan
Jangan berharap menjadi sempurna. Organisasi sedang berjalan dan memerlukan perhatian berterusan. Anda tidak akan disusun secara optimum setiap hari, tetapi sedikit organisasi dapat meningkatkan kecekapan anda.
