Merancang mesyuarat dewan bandar mengenai masalah kesihatan pada dasarnya tidak berbeza daripada merancang balai kota mengenai masalah lain, kecuali dalam susunan penonton dan jenis panelis yang akan membincangkan acara tersebut. Walaupun begitu, terdapat banyak usaha untuk merancang perjumpaan dewan bandar dengan jayanya. Anda perlu bekerja keras, merekrut pihak berkepentingan penting, dan pastikan anda telah memberi masa yang cukup untuk memberi perhatian kepada media dan masyarakat.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 3: Meletakkan Dasar
Langkah 1. Membentuk jawatankuasa perancangan
Idea di sebalik jawatankuasa perancangan adalah kekuatan dalam jumlah. Terdapat beberapa masalah yang berkaitan dengan penjagaan kesihatan yang tidak menjadi perhatian lebih dari satu organisasi. Anda perlu mengenal pasti organisasi lain dalam komuniti yang berkenaan dengan masalah anda, meyakinkan anggota penting mengenai kelebihan dewan bandar, dan merekrut mereka ke jawatankuasa perancangan anda.
- Contohnya, jika masalah yang menjadi perhatian anda adalah pemakanan kanak-kanak, beberapa organisasi masyarakat yang mengambil berat masalah itu mungkin sekolah, pakar pediatrik, bank makanan, gereja, petani, dan penjagaan harian.
- Promosi diri boleh menjadi motivator yang sangat menarik. Mendekati organisasi sasaran dari sudut pandang yang menerangkan bagaimana berpartisipasi di balai kota dapat bermanfaat bagi mereka secara khusus.
Langkah 2. Lokalkan masalah
Adalah lebih mudah untuk membimbangkan masalah yang mempengaruhi anda secara langsung. Untuk menjadikan perkara yang lebih penting dan menarik di dewan bandar anda, tekankan kesan tempatan daripada masalah nasional atau global.
- Sebagai contoh, jika bandar atau negeri anda mempunyai kadar jangkitan HIV yang tinggi, atau kadar obesiti yang tinggi, anda harus menekankan masalah yang akan anda hadapi akibat daripada masalah yang timbul dari diagnosis HIV atau kegemukan secara umum.
- Oleh itu, anda boleh mengatakan: "Bandar Philadelphia harus membayar $ 3.5 bilion lebih banyak untuk kos penjagaan kesihatan selama 15 tahun akan datang kerana kadar kegemukan kita yang tinggi," dan bukannya "Obesiti membawa kepada kos perawatan kesihatan yang lebih tinggi."
Langkah 3. Kenal pasti objektif
Objektif mesyuarat anda akan menentukan format, siapa yang anda jemput dan bagaimana anda akan mempromosikannya. Istilah "dewan bandar" hanya menandakan jenis pertemuan di mana soalan dan jawapan terbuka dari orang ramai merangkumi sebahagian besar mesyuarat.
Objektif pertemuan anda dapat berupa maklumat, advokasi untuk posisi tertentu, atau untuk memberi maklum balas kepada calon politik. Walaupun pertemuan calon politik dan advokasi mungkin menarik perhatian paling banyak, mereka tidak semestinya yang terbaik untuk isu anda. Sebagai contoh, jika pendapat umum bertentangan dengan objektif dasar organisasi anda, pertemuan maklumat boleh menjadi strategi yang lebih baik untuk mengubah pendapat agar sesuai dengan keperluan anda
Langkah 4. Pilih format
Format tradisional dewan bandar adalah untuk panel yang terdiri daripada tiga hingga lima pembesar suara dan moderator untuk memberi pengenalan pendek yang memperincikan latar belakang dan kedudukan mereka. Kemudian, moderator membuka soalan kepada penonton. Walaupun penonton dapat mengajukan pertanyaan kepada panelis tertentu, moderator harus bertindak sebagai fasilitator, dan jika mereka merasa program ini akan dimajukan dengan mengemukakan soalan yang sama kepada beberapa panelis, mereka harus melakukannya. Format lain termasuk:
- Format soalan dan jawapan yang murni. Ini bagus untuk forum calon.
- Format soalan tanpa nama, di mana soalan dikemukakan terlebih dahulu, dan moderator memilih soalan mana yang akan dikemukakan kepada panel. Format ini boleh digunakan untuk subjek yang kontroversial.
Bahagian 2 dari 3: Mengumpulkan Mesyuarat Bersama
Langkah 1. Pilih lokasi, tarikh dan masa
Lokasi perjumpaan harus berada di lokasi yang dapat diakses secara berpusat, netral, cacat. Gereja, perpustakaan, bangunan pemerintah dan pusat komuniti adalah pilihan yang baik. Pastikan ia tidak bertentangan dengan acara komuniti popular yang lain, dan adakan pada saat ramai orang akan dapat hadir - pada hujung minggu, atau jika selama seminggu, pada waktu petang.
- Peraturan praktis yang baik adalah selalu memilih lokasi yang terlalu kecil. Tempat yang penuh sesak menimbulkan kesan aktiviti dan populariti, yang selalu lebih baik daripada alternatif.
- Jadikan acara itu percuma atau dengan kos nominal, tetapi dorong para hadirin ke RSVP-halaman Facebook, alamat e-mel, atau nombor telefon untuk dihubungi adalah cara mudah dan murah untuk melakukannya. Anggap dua pertiga daripada "maybes" tidak akan muncul.
- Pastikan anda mempunyai lokasi pertemuan ganti sekiranya tempat yang dijadualkan anda gagal.
Langkah 2. Jemput ahli panel
Ahli panel adalah salah satu faktor terpenting yang menyumbang kepada kejayaan atau kegagalan dewan bandar. Walaupun yang terbaik adalah mempunyai pemain terkenal di panel anda, itu tidak selalu menjadi pilihan. Perkara terbaik seterusnya ialah mempunyai panelis yang mewakili organisasi terkenal dan / atau ahli panel dengan latar belakang yang terkenal - ini memberi kredibiliti kepada acara ini.
- Lihatlah pegawai terpilih, ahli akademik, pemimpin gereja dan masyarakat, dan penyedia rawatan.
- Ini adalah bidang lain di mana jawatankuasa perancangan yang pelbagai dapat berguna. Semakin dekat hubungan anggota komuniti perancang, semakin besar kemungkinan anda dapat memanfaatkan panel pakar yang pelbagai dan menarik.
- Jangan tolak faktor keperibadian semasa anda menjemput ahli panel. Ahli panel harus cukup dipercayai untuk membawa orang ke balai kota, tetapi mereka semestinya cukup menarik sehingga orang bercakap di dewan bandar anda lama setelah selesai.
Langkah 3. Rekrut moderator
Moderator adalah faktor penting lain dalam kejayaan sebuah balai kota. Moderator harus memiliki rasa hormat dari panelis dan penonton, bersama dengan perangai untuk meredakan ketegangan dan mempercepat perbincangan.
Fikirkan moderator seperti MC-mereka seharusnya berkarisma, tetapi tidak begitu karismatik mereka membayangi panelis atau menguasai perbincangan. Anggota media, hakim dan pengacara yang sudah bersara, dan ulama boleh menjadi calon yang baik
Langkah 4. Memberi taklimat kepada ahli panel
Pastikan ahli panel anda mengetahui tentang format dewan bandar raya, panelis lain, jangkaan jumlah pemilih, dan perkara-perkara dalam agenda. Selagi mereka bersedia, persiapkan mereka untuk bercakap dengan media selepas itu.
Sebaiknya ahli panel anda tiba lebih awal empat puluh lima minit hingga satu jam lebih awal agar anda dapat melihat format dan subjeknya terakhir kali
Langkah 5. Himpunkan kakitangan
Pegawai penting tertentu perlu memastikan perjumpaan berjalan lancar. Anda harus mempunyai seseorang untuk bercakap dengan media, meletakkan tetamu, dan membagikan bahan seperti agenda pertemuan dengan panelis dan para tetamu.
Ini semua pekerjaan yang baik untuk sukarelawan
Langkah 6. Sediakan bahan pendahuluan
Tidak kira apa saiz mesyuarat anda, anda memerlukan beberapa bahan bercetak untuk disampaikan kepada tetamu, akhbar dan ahli panel. Jenis perjumpaan yang anda jalankan akan menentukan jenis bahan tertentu. Contohnya:
- Sekiranya anda menjalankan mesyuarat maklumat, ada baiknya anda mencetak risalah atau brosur yang akan menyentuh beberapa maklumat yang akan anda lampirkan di balai kota. Sebagai contoh, jika masalah anda adalah HIV di komuniti anda, maka cetaklah handbill yang merangkumi beberapa statistik penting mengenai kesan HIV secara tempatan.
- Dewan bandar dengan calon atau pegawai politik mungkin menyertakan maklumat mengenai kedudukan dan parti calon atau pegawai kerana ia berkaitan dengan masalah kesihatan anda.
Bahagian 3 dari 3: Bersedia untuk Mesyuarat
Langkah 1. Pastikan media muncul
Akhbar sangat penting untuk balai kota yang berjaya. Sama ada dewan bandar raya difokuskan pada advokasi isu, penyebaran maklumat, atau forum politik, ketenarannya akan mempengaruhi kejayaan tujuan tersebut dan kemampuan anda untuk mengumpulkan balai kota di masa depan.
- Anda perlu menulis siaran akhbar, mengenal pasti wartawan yang merangkumi cerita mengenai kesihatan, urusan masyarakat, atau politik, dan menghubungi mereka secara berkala.
- Siaran akhbar adalah dokumen ringkas yang dihantar ke organisasi media yang menerangkan suatu peristiwa dan mengapa ia penting. Keratan akhbar biasanya kurang dari satu halaman.
- Berita adalah mengenai peristiwa semasa, jadi anda harus memastikan anda menekankan kepada wartawan mengapa balai kota adalah acara yang perlu diliput sekarang dan tidak kemudian. Sebagai contoh-kegemukan selalu menjadi masalah, tetapi hanya membuat berita apabila sebuah kajian dikeluarkan untuk menunjukkan alasan lain mengapa ia buruk.
Langkah 2. Jangkau organisasi yang berfikiran sama
Anggota jawatankuasa perancang anda, panelis, dan ahli organisasi yang berkaitan yang bukan merupakan bahagian langsung dari balai kota harus semuanya dipupuk untuk mempublikasikan acara tersebut.
Jangan lupa menggunakan sumber seperti kampus kolej, hospital, dan agensi kerajaan. Pasang risalah untuk mempublikasikan acara di lokasi tersebut. Mereka dapat menjadi cara yang baik untuk meningkatkan kehadiran
Langkah 3. Hit media sosial
Jangan lupa rangkaian kumpulan isu yang luas di Facebook dan kedai media sosial yang lain. Jangan hanya menghubungi organisasi batu bata dengan orang-orang yang berada dalam senarai gaji. Kirimkan ke kumpulan Facebook, blog, dan papan pesanan organisasi yang berminat dan berkaitan.
Pastikan ahli panel dan ahli anda juga mempromosikan acara tersebut di Twitter, Facebook, dan Instagram
Langkah 4. Satukan paket tekan
Paket akhbar dibezakan daripada siaran akhbar kerana itu adalah paket bahan yang diberikan kepada wartawan pada hari sesuatu peristiwa dan bukannya dorongan untuk membuat liputan suatu peristiwa. Ia mesti merangkumi:
- Siaran akhbar.
- Biografi ahli panel dan penceramah.
- Maklumat mengenai perkara pokok, termasuk kajian, statistik, dan kisah peribadi individu yang terlibat.
Langkah 5. Mengharapkan yang tidak dijangka
Kadang-kadang ahli panel tidak menunjukkan. Kadang kala penunjuk perasaan membanjiri tempat tersebut. Ribut salji mungkin melanda kawasan itu entah dari mana. Sebagai perancang acara, anda perlu merancang kemungkinan ini dengan menempah pembesar suara ganti atau menjadualkan tarikh ganti.
- Sekiranya dewan bandar anda dibanjiri oleh penunjuk perasaan, perubahan format mungkin sesuai. Sekiranya format asal adalah soalan dan jawapan terbuka, dapatkan soalan terlebih dahulu. Sekiranya penunjuk perasaan berada di luar, jemput mereka masuk dan ubah format untuk memajukan penyerahan soalan.
- Beratur pembesar suara ganti dari organisasi anda atau organisasi yang mengambil bahagian sekiranya pembesar suara yang dijadualkan tidak ditunjukkan. Sekiranya dewan bandar raya adalah forum antara calon politik, teruskan menekankannya kepada media - yang akan membuat mereka berharap mereka muncul.
