Fail peribadi dapat dengan mudah dan cepat menjadi tidak tersusun. Semakin tidak tersusun fail anda, semakin sukar untuk mencarinya semula di masa hadapan. Untuk membantu menjadikan fail peribadi anda lebih mudah dicari dan disimpan, anda perlu meluangkan masa dan menyusunnya dengan betul. Sistem tepat yang anda gunakan akan terpulang kepada anda. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kaedah asas organisasi fail peribadi yang boleh anda gunakan untuk membantu anda mendapatkan fail dengan teratur.
Langkah-langkah
Bahagian 1 dari 4: Menggunakan Kaedah Organisasi Asas
Langkah 1. Pastikan ia sederhana
Maksud mewujudkan sistem pemfailan adalah menjadikan perkara lebih mudah bagi diri anda. Anda tidak perlu membuat sistem anda terlalu rumit atau membingungkan. Menjaga sistem anda semudah yang anda dapat akan membantu anda memfailkan atau mengambil dokumen apa sahaja yang mungkin perlu anda bekerjasama dengan mudah.
- Hanya failkan apa yang anda perlukan. Menyimpan terlalu banyak boleh menjadikan sistem anda kikuk dan sukar digunakan.
- Elakkan kerumitan yang tidak perlu dalam sistem fail anda.
- Buang fail yang sudah pasti anda tidak perlukan lagi.
Langkah 2. Gunakan jumlah kedalaman yang betul dalam sistem anda
Mungkin menggoda untuk membuat banyak kategori dan subkategori yang berbeza agar fail anda sesuai. Walau bagaimanapun, adalah idea yang baik untuk hanya membuat kategori peringkat luas dan hanya menggunakan seberapa banyak yang anda perlukan. Membuat terlalu banyak kategori boleh menghasilkan sistem pemfailan yang kikuk dan tidak cekap. Pastikan anda membuat jumlah kedalaman organisasi yang betul dalam sistem anda untuk memastikannya berfungsi dengan lancar.
- Elakkan membuat subkategori yang terlalu terperinci untuk sistem anda. Contohnya, "Resit, Makanan, Roti" akan terlalu terperinci untuk berguna.
- Cukup mempunyai kategori untuk penerimaan bulanan atau mingguan mungkin lebih sesuai untuk sistem pemfailan anda.
- Mempunyai bahagian untuk pelanggan dan kemudian menyusunnya mengikut abjad adalah contoh tahap kedalaman yang berkesan.
Langkah 3. Jadikan fail anda senang dicari
Sistem pemfailan anda akan mendapat banyak manfaat daripada petunjuk visual yang jelas yang memberitahu anda di mana sesuatu disimpan. Membuat bahagian sistem fail anda jelas akan membantu anda mencari item atau fail dengan cepat. Ingatlah beberapa petua ini semasa membuat fail anda menonjol:
- Gunakan folder berwarna untuk menunjukkan kategori atau bahagian tertentu.
- Cuba simpan senarai warna dan kategori berguna yang telah anda tetapkan kepadanya.
- Gunakan pembuat label untuk melabel fail anda dengan jelas.
- Jejaki pemotongan folder anda. Cuba gunakan hanya satu folder yang dipotong untuk setiap kategori atau bahagian.
Langkah 4. Fikirkan jenis bekas fail yang anda perlukan
Sebelum anda dapat menyusun fail anda, anda perlu mencari sesuatu untuk meletakkannya. Jenis bekas fail yang anda gunakan bergantung kepada jumlah fail yang anda simpan, betapa pentingnya, dimensi dokumen, dan kekerapan anda memerlukannya. Lihatlah beberapa petua ini untuk mendapatkan idea tentang bekas fail yang mungkin sesuai untuk anda:
- Sekiranya anda perlu menyimpan dokumen yang sangat penting, pertimbangkan untuk membeli bekas penyimpanan kalis api.
- Menemui meterai Makmal Pengunderait pada bekas boleh menunjukkan bahawa bekas akan melindungi fail anda selama kira-kira sejam dalam kebakaran dengan suhu 1700 darjah Fahrenheit.
- Untuk fail biasa, anda mungkin ingin membeli kabinet pemfailan asas. Untuk fail sensitif atau sulit, pertimbangkan untuk membeli kabinet pemfailan yang lebih selamat atau peti besi.
- Anda ingin memastikan bekas pemfailan anda mempunyai ruang yang cukup untuk menyimpan semua fail anda.
- Sekiranya anda mempunyai dokumen berukuran luar biasa, periksa bahawa dokumen tersebut dapat dimasukkan ke dalam bekas simpanan anda. Contohnya, dokumen berukuran sah boleh mempengaruhi ukuran folder yang diperlukan serta dimensi penyimpanan.
Bahagian 2 dari 4: Menyusun Dokumen Anda
Langkah 1. Kumpulkan semua dokumen anda
Sebelum anda dapat memulakan penyusunan dokumen anda, anda pasti ingin memastikan semua dokumen anda berada di hadapan anda. Jangan bimbang bagaimana fail anda disusun atau disusun sebentar lagi. Buat masa ini, kumpulkan semua dokumen yang anda fikir perlu disimpan dan bersiap untuk menyusunnya.
- Keluarkan dokumen lama yang telah anda susun. Anda mungkin mahu menyusunnya agar sesuai dengan sistem baru yang anda buat.
- Pastikan semua dokumen terbaru anda dikumpulkan dan siap disusun.
Langkah 2. Susun fail anda menjadi item aktif dan arkib
Semasa anda mengatur fail anda, sangat berguna untuk membentuknya menjadi dua kategori utama: fail aktif yang perlu anda bekerjasama dan fail arsip yang perlu anda simpan. Ini akan membantu anda mengakses fail yang anda gunakan lebih kerap dan menyimpan fail yang kemas sehingga anda tidak memerlukan akses segera.
- Fail aktif adalah dokumen yang masih perlu anda alamatkan, rujukan atau sering diakses.
- Fail arkib adalah dokumen yang tidak akan anda perlukan dalam masa terdekat, tetapi masih perlu disimpan.
Langkah 3. Buat dan labelkan kategori yang tepat untuk sistem anda
Setelah anda mengumpulkan fail anda di satu tempat, anda boleh membuat inventori dengan cepat. Semasa anda menyemak fail anda, perhatikan kategori umum yang mungkin sesuai. Tuliskan kategori-kategori ini untuk membuat sistem organisasi asas yang akan anda gunakan untuk fail anda. Lihatlah beberapa kategori umum ini untuk mendapatkan idea tentang kategori mana yang mungkin anda mahu gunakan:
- Rekod undang-undang dengan subkategori seperti surat beranak, sijil kematian atau dokumen perkahwinan.
- Dokumen kewangan yang merangkumi ringkasan kewangan anda yang lalu, maklumat kad kredit, laporan kredit atau ringkasan kewangan tahunan.
- Rekod harta tanah.
- Dokumen peribadi seperti diploma, rekod pekerjaan, rekod kesihatan dan polisi insurans.
Langkah 4. Failkan dokumen simpanan jangka panjang
Masukkan dokumen yang telah anda labelkan sebagai fail arkib ke dalam bekas simpanan jangka panjang anda. Fail-fail ini tidak akan sering diakses, jadi pastikan fail tersebut dimasukkan ke dalam kategori yang sesuai dalam sistem pemfailan untuk pengambilan kemudian. Fail arkib mungkin akan merangkumi sebahagian besar dokumen yang difailkan dan disusun.
- Penyimpanan jangka panjang boleh dibahagikan kepada dua kategori lagi: fail kekal dan fail "mati".
- Fail kekal mungkin termasuk dokumen pendidikan, dokumen pekerjaan atau kertas penting lain yang mungkin masih perlu anda akses.
- Fail "Mati" adalah dokumen yang mungkin tidak perlu anda akses lagi. Rekod cukai lama mungkin sesuai dalam kategori ini. Namun, ingatlah bahawa penyata cukai harus disimpan selama tujuh tahun.
Langkah 5. Masukkan dokumen semasa anda ke bahagian dokumen aktif anda
Dokumen yang sering anda gunakan atau masih perlu disemak, perlu dimasukkan ke bahagian dokumen aktif anda. Bahagian ini dalam sistem pemfailan anda akan membolehkan anda mengakses dokumen yang tidak siap untuk diarkibkan dengan cepat. Berikut adalah empat kategori dokumen aktif yang paling biasa yang mungkin anda pertimbangkan untuk digunakan:
- Dokumen yang masih memerlukan perhatian anda.
- Dokumen yang masih perlu anda baca atau semak.
- Bil yang masih perlu anda bayar.
- Dokumen yang siap dipindahkan ke simpanan jangka panjang.
Bahagian 3 dari 4: Menyusun Fail Elektronik
Langkah 1. Mulakan dengan kategori luas kemudian dapatkan yang lebih spesifik
Sama seperti fail fizikal anda, anda pasti ingin memulakan dengan kategori seluas yang sesuai dengan fail anda. Contohnya, jika anda adalah kontraktor bebas, anda mungkin mahu menyusun fail anda oleh majikan. Maksudnya, buat satu folder untuk masing-masing. Kemudian, anda harus memisahkan fail anda dalam setiap kategori luas menjadi lebih kecil. Ini bermaksud bahawa folder majikan anda boleh dibahagikan lagi ke dalam folder yang berlainan yang mengandungi maklumat mengenai setiap projek dengan majikan tersebut.
- Pertimbangkan untuk tetap konsisten dalam setiap kategori yang luas. Ini akan menjadikan fail anda lebih mudah dicari. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai subfolder untuk setiap projek yang mengandungi fail seperti "dokumen projek", "pengebilan", dan "komunikasi."
- Anda juga boleh menyusun folder secara meluas setiap tahun sekiranya kelihatan lebih mudah atau lebih relevan dengan fail anda.
Langkah 2. Imbas atau muat turun fail yang belum anda miliki secara elektronik
Anda boleh menyimpan semua fail anda secara elektronik di satu tempat. Walaupun memerlukan masa, anda harus berusaha mengimbas sebanyak mungkin dokumen fizikal anda supaya dokumen tersebut dapat disimpan dan disandarkan secara elektronik. Di samping itu, pastikan untuk memuat turun fail yang disimpan dalam talian di tempat lain, sekiranya laman web hosting menjadi tidak dapat diakses apabila anda memerlukan fail tersebut lagi. Susun fail-fail ini seperti yang anda lakukan.
Langkah 3. Berikan nama khusus fail anda
Nama fail mestilah mudah difahami dan unik. Maksudnya, anda seharusnya dapat melihat nama fail anda dan segera mengetahui apa yang terkandung di dalamnya. Cuba sertakan tarikh, penanda folder yang akan mengandungi fail, dan perihal individu. Sebagai contoh, fail penagihan yang dibuat pada bulan Jun 2016 untuk pelanggan anda X Corp mungkin dipanggil "0616_XCorp_Invoice_2." Ini akan membolehkan anda mengetahui dengan tepat apa isi fail tersebut tanpa meluangkan masa untuk membukanya.
Apa sahaja sistem yang anda gunakan untuk menamakan fail anda, pastikan anda melakukannya secara konsisten. Sebaik sahaja anda memilih sistem, ikuti dengannya; akan sukar untuk kembali dan menamakan semula semua fail anda kemudian
Langkah 4. Sandarkan fail anda dengan kerap
Bahaya utama penyimpanan fail elektronik ialah maklumat anda terdedah kepada kerugian akibat kerosakan komputer. Bersedia untuk ini dengan menyandarkan fail anda secara berkala ke perkhidmatan sandaran dalam talian, CD, atau cakera keras luaran. Pastikan untuk melabelkan peranti penyimpanan ini dengan jelas seperti yang telah anda labelkan fail anda. Sekiranya anda mempunyai pemacu luaran atau CD, pertimbangkan untuk menyimpannya di tempat yang selamat jauh dari kediaman utama anda untuk mengelakkan kerugian dari kebakaran atau bencana alam.
Bahagian 4 dari 4: Menjaga Sistem Pemfailan Anda
Langkah 1. Ikuti sistem anda
Setelah membuat sistem pengisian anda, anda pasti ingin terus menggunakannya seperti yang anda mahukan. Terlalu ketinggalan, mengabaikan item yang perlu difailkan atau memfailkan item dengan tidak betul semuanya dapat mengurungkan kerja keras yang telah anda lakukan. Pastikan anda mengikuti sistem pemfailan agar ia tetap berfungsi untuk anda.
- Kadang-kadang mencari fail yang tidak berfungsi dapat membantu sistem anda tetap teratur.
- Jangan lalai memasukkan dokumen aktif anda di simpanan dokumen arkib anda.
Langkah 2. Keluarkan fail lama
Sebilangan fail perlu disimpan untuk jangka masa yang panjang. Walau bagaimanapun, sistem pemfailan anda akan terbatas dan memerlukan anda membuang fail yang tidak diperlukan lagi secara berkala. Penyiangan secara berkala dari sistem fail anda akan membantu menjaga sistem itu tetap teratur dan berfungsi dengan baik.
- Banyak dokumen kewangan lama perlu disimpan selama bertahun-tahun.
- Anggaran lama, penyata kewangan atau dasar tahunan mungkin perlu disimpan hanya selama satu tahun.
- Mengeluarkan fail lama akan memberi ruang untuk dokumen masuk.
- Menghilangkan fail yang tidak diperlukan akan memudahkan mencari dokumen yang anda perlukan.
- Perkara yang sama berlaku untuk fail elektronik. Padamkan sebarang pendua, usang, atau dokumen yang tidak diperlukan dari projek sebelumnya.
Langkah 3. Arkibkan fail elektronik lama
Fail lama yang masih relevan atau satu hari nanti boleh dirujuk semula. Ini bermaksud menyimpannya dari sistem pemfailan standard anda tetapi memastikannya tetap teratur dan mudah diakses. Pertimbangkan untuk menyediakan kategori luas tambahan untuk fail yang diarkibkan. Pindahkan fail yang tidak digunakan ke folder ini dengan pemformatan subfoldernya utuh. Sekiranya anda ingin menyimpan fail yang diarkibkan di skrin fail anda, cuba letakkan "z" di depan nama fail sehingga masuk ke bahagian bawah susunan fail abjad anda. Contohnya, anda boleh memanggilnya "z_archive" atau yang serupa.
Langkah 4. Selaraskan sistem pemfailan anda
Menyusun fail anda dengan teratur dan menyimpannya dengan cara yang baik dapat membantu dalam mengatur peribadi anda. Namun, akan selalu ada ruang untuk penambahbaikan dalam sistem pemfailan anda. Semasa anda terus bekerja dengan sistem pemfailan Anda, awasi segala peningkatan yang dapat anda lakukan untuk menjadikannya lebih berkesan.
- Anda mungkin mahu menyingkirkan kategori yang sepertinya tidak anda gunakan.
- Kategori yang nampaknya terlalu banyak digunakan mungkin perlu dibahagikan kepada kategori yang lebih kecil.
